Den s naším CRM
Jak to vypadá v praxi
Konkrétní den obchodníka, vedoucího a člověka na backoffice v Twenty Sales — a pak dispečerky a technika v Twenty Servis. Bez marketingových frází, jako když kolega vypráví, jak to u nich teď chodí.
Jména jsou vymyšlená, situace ne. Všechno, co v nich systém dělá, dnes opravdu umí.
Den obchodnice · Twenty Sales
Tereza
Prodává technologické celky firmám. Před nasazením: poptávky v e-mailu, nabídky ve Wordu, marže „nějak vyjde".
První položka v menu je Moje – Úkoly. Neotevírám grafy, otevírám frontu. Nahoře jsou propadlé termíny, pak dnešek. Čtyři telefonáty a jedna schůzka. Vím, čím začít, aniž bych se rozmýšlela.
Ve frontě zájemců je nový záznam z veletrhu. Firma zní zajímavě — zadám IČO a systém do pár sekund doplní název, DIČ, adresu i to, že je plátce DPH. Přepnu stav na Kvalifikován a tím se sám založí klient, kontaktní osoba i obchodní případ ve fázi Nový. Nic nepřepisuju.
Odpoledne mám schůzku u klienta, se kterým jsme rok nemluvili. Kliknu na AI souhrn případu. Za půl minuty mám před sebou, kde jsme skončili — včetně toho, že jim tehdy zamrzl rozpočet a že chtěli reference, které jsme nikdy neposlali. To v žádném poli nebylo, agent to vytáhl z e-mailů.
Skládám nabídku. Položky beru z ceníku, takže nemusím nikomu volat, kolik co stojí. Přidám dopravu jako náklad, který klient neuvidí — a rovnou vidím čistou marži. Klient bude chtít slevu; teď vím, kam až můžu jít, a nemusím to odhadovat.
Jedním kliknutím PDF nabídka s naší hlavičkou. Klient je německá dcera, takže ji vystavím anglicky — stejná nabídka, jiný jazyk. Uloží se rovnou k záznamu, takže za rok nebudu hledat, co jsem posílala.
Nový klient chce dodávku na fakturu. Než kývnu, kliknu na 🛡 Riziko klienta. Systém se zeptá registru plátců DPH a insolvenčního rejstříku a odpoví: nespolehlivý plátce ne, insolvence ne, prověřeno dnes. Trvá to vteřiny a je to napsané u klienta, takže se na to nikdo nebude ptát podruhé.
Po schůzce odškrtnu úkol a rovnou založím další — „zavolat ve čtvrtek". Tím se u případu nastaví následující aktivita a obchod se sám zařadí zpátky do fronty na správný den. Nemusím si nic psát do diáře.
Co se dnes nestalo
- ❌ Hledání v poště, co jsme si s klientem loni psali
- ❌ Telefonát do kalkulace, kolik je nákupní cena
- ❌ Sleva od oka a překvapení na konci roku
- ❌ Poptávka, na kterou si druhý den nikdo nevzpomněl
Den jednatele · Twenty Sales
Marek
Vede firmu i obchodní tým. Před nasazením: čísla jednou měsíčně z tabulky, kterou někdo musel poskládat.
Otevřu obchodní plán. Splněno 62 %, s výhledem 91 %, zbývá 38 dní. Semafor svítí V plánu, protože měří tempo vůči času, ne holá procenta. Kdyby ukazoval Zaostává, řeším to dnes — ne v listopadu.
Přepnu na pohled obchodů bez naplánované další aktivity. Čtyři případy, dohromady přes milion, a nikdo s nimi týden nic nedělal. Tohle byla dřív neviditelná díra — teď je to seznam se jmény.
Porada obchodu. Nikdo nic nepřipravoval — otevřeme přehledy. Vidíme rozložení obchodů ve fázích, co se má zavřít do konce kvartálu a odkud klienti chodí. Debata je o tom, co s tím uděláme, ne o tom, čí číslo je správné.
Kouknu na důvody proher. V kusech vede „cena". Jenže vedle je totéž v korunách — a tam vyhrává úplně jiná kategorie, tři prohry, ale skoro 40 % ztracené hodnoty. Bez toho druhého grafu bychom celý rok řešili slevy místo skutečného problému.
Upravuju ceník — nakupní ceny šly nahoru. Měnit ho můžu jen já, obchodníci z něj skládají. Kdyby si každý přepisoval ceny sám, marže by za půl roku přestala odpovídat skutečnosti.
Zeptám se agenta v běžné řeči, kteří klienti letos klesli oproti loňsku. Odpoví napříč nabídkami a rovnou přidá, s kým jsme naposledy mluvili. Jede pod mojí rolí — nedostane se nikam, kam nesmím ani já.
Co se dnes nestalo
- ❌ „Pošli mi do zítřka přehled" — a někdo večer skládá tabulku
- ❌ Zjištění v listopadu, že se plán nestihne
- ❌ Dvě verze čísel, protože každý počítal jinak
- ❌ Obchod, který tiše zemřel, protože se na něj zapomnělo
Den na backoffice · Twenty Sales
Jana
Drží pořádek v datech a připravuje podklady k fakturaci. Před nasazením: přepisování z e-mailů do tabulek.
Zakládám nové klienty z včerejších poptávek. Zadám IČO, zbytek se doplní z ARES — název, DIČ, ulice, město, PSČ. Deset firem mi trvá tak dlouho, jako když jsem dřív ručně opsala tři.
Otevřu pohled Po splatnosti. Funguje proto, že splatnost je u nabídky skutečné datum, ne počet dní — na počet dní by se filtrovat nedalo. Tři nabídky po termínu, posílám seznam Markovi.
Vedení chce přehled pro největšího klienta. Otevřu jeho kartu a vygeneruju dokument ze šablony — kontakty, případy i nabídky, každé svou tabulkou. Šablonu jsem si loni upravila sama, přímo v systému. Nemusela jsem nikomu volat.
Klient potvrdil nabídku. Přepnu ji na Přijatá a systém si razítkuje datum potvrzení — od toho se odvíjí plnění plánu. Podklad pro fakturaci jde do našeho fakturačního programu; doklad vystavuje on, ne CRM, a to je dobře. Dvě místa, kde vzniká faktura, jsou horší než jedno.
Přišla platba. Zapíšu úhradu a obrat klienta se přepočítá — počítá se jen z uhrazených nabídek, takže odpovídá tomu, co nám opravdu přišlo. Ne tomu, co jsme si vyjednali.
Co se dnes nestalo
- ❌ Opisování údajů z obchodního rejstříku do tabulky
- ❌ Ruční hlídání, komu už měla přijít platba
- ❌ Prosba na dodavatele, ať upraví šablonu dokumentu
- ❌ Dva různé součty obratu podle toho, kdo je počítal
Den dispečerky · Twenty Servis
Lenka
Servisní firma na klimatizace. Před nasazením: Excel, pošta, papírky a nepřetržité volání technikům.
Otevřu Přehled pro operátora. Týdenní plánovač ukazuje, kdo kam dnes jede. Honza je nemocný — kliknu na jeho výjezd, kliknu na jiný den, potvrdím. Systém posune všechny sloty a víkend přeskočí sám.
Volá klient, že klimatizace v sále nechladí. Otevřu jeho kartu → pobočku → konkrétní jednotku. Vidím model, sériové číslo, kdo ji montoval a že prevence proběhla minulý týden bez závad. Založím zakázku, navěsím výjezd, přidám Pavla do plánovače.
Procházím zakázky, které se v noci vygenerovaly ze servisních plánů. U tří klientů se blíží termín pravidelné prevence. Přiřadím techniky a domluvím termíny. Čtyři minuty práce místo hodiny v tabulce.
Vidím v přehledu Kolize slotů — Jakubovi se překrývají dvě zakázky. Systém to našel dřív než já a dřív, než by mi volal naštvaný klient.
Chystám zítřek. Vytížení týmu ukazuje, kdo má kolik hodin. Tři výjezdy ještě nemají technika, dva lidé mají volno — je jasné, co s tím.
Co se dnes nestalo
- ❌ Dvanáct telefonátů technikům „kde jsi, kdy můžeš?"
- ❌ Hledání, co je u toho klienta vlastně nainstalované
- ❌ Přepisování z tabulky do pošty a zase zpátky
- ❌ „Nevíme, kdy tam byl někdo naposledy"
Den technika · Twenty Servis
Pavel
Servisní technik v terénu. Před nasazením: papírové zakázkové listy, které večer doma přepisoval.
V autě otevřu v telefonu Přehled pro technika. Sekce 📍 Dnes — tři výjezdy s adresou, časem a kontaktem na člověka, který mi otevře. Nemusím volat na dispečink.
Přijedu, klepnu na dnešní výjezd a zapíšu čas příjezdu. Než vejdu, projedu si kartu zařízení — co se na něm dělalo posledně a jestli je ještě v záruce. Vidím to na displeji, ne v hlavě.
Hotovo. Do výkazu napíšu, co jsem dělal a jaký materiál jsem použil, doplním kilometry a buď čas odjezdu, nebo počet hodin — druhé si systém dopočítá. Fotku filtru jsem si uložil v telefonu a přiložím ji k výkazu.
Přepnu Hotový výkaz na ANO. Tím říkám, že se s ním dá pracovat — započte se do souhrnu zakázky a fakturantka ho vidí. Rozpracovaný výkaz se nepočítá, takže se nebojím ho nechat otevřený, dokud si nejsem jistý.
Poslední zakázka je hotová celá. Na kartě zakázky nechám podepsat vedoucího provozu — vyberu ho ze seznamu, potvrdím a vznikne razítko s jeho jménem, datem a místem. Stejně podepíšu za nás.
Doma nedělám nic. Zkontroluju jen sekci ⚠️ Chybí výkaz, jestli mi něco nezůstalo otevřené. Prázdné. Konec.
Co se dnes nestalo
- ❌ Papír, který týden ležel v autě
- ❌ Večerní přepisování zakázkových listů
- ❌ Telefonát na dispečink, kam vlastně jedu
- ❌ „Co jsme tam měnili posledně?" — a nikdo neví
Demo přístup
Chcete to vidět zevnitř?
Pošleme vám demo přístup do Twenty Sales nebo Twenty Servis s vyplněnými daty — hotové řešení tak, jak ho dodáváme, ne prázdný systém k nastavení. Napište, co řešíte, a vybereme, které z nich vám má víc co ukázat.
Přístup pošleme do 1 pracovního dne — zdarma, bez závazku a bez kreditní karty. Raději živě? Na 30 minut online vám ukážeme, jak by to vypadalo u vás.
Chcete to vidět na svých datech?
30 minut online — projdeme jeden váš typický den a ukážeme, jak by vypadal v systému. Demo je připravené, nemusíte nic chystat.